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Boletín Legal – NGC 405 CMF

NCG N° 450 de la CMF – Imparte instrucciones respecto de los medios tecnológicos autorizados para la celebración de sesiones de directorio.

El pasado 17 de noviembre, la Comisión para el Mercado Financiero (“CMF”) dictó la Norma de Carácter General N° 450, mediante la cual impartió las siguientes instrucciones para efectos de la asistencia remota a las sesiones de directorios de sociedades anónimas fiscalizadas por la referida Comisión, especiales y abiertas.

Esta norma deroga la Circular N° 1.530 del año 2001, que regulaba esta misma materia.

1. Medios tecnológicos autorizados.

A diferencia del modelo empleado en la Circular N° 1.530, que autorizaba específicamente como medios tecnológicos la conferencia telefónica y la video conferencia, siempre que contaran con ciertos requisitos, para la participación remota en sesiones de directorio, la NCG N° 450 autoriza todo sistema de transmisión y recepción bidireccional de sonidos, imágenes o información, que permita la interacción de los directores en tiempo real, de manera simultánea y permanente, independiente del medio que se emplee para dicha comunicación.

2. Deberes del directorio, del gerente general y de la sociedad.

En atención a los artículos 31, 39 y 41 de la Ley N° 18.046, que entregan la administración de la sociedad anónima al directorio; a los artículos 47 y 48 de la misma ley, que establecen la forma de citación, constitución y participación en reuniones de directorios, así como la obligación de llevar un libro de actas; y a los artículos 78, 81, 82 y 86 del Reglamento sobre Sociedades Anónimas, que regula las mismas materias; la NCG N° 450 establece que:

1) Toda sociedad anónima debe contar con, al menos, un sistema que permita a los directores asistir a las sesiones de directorio de manera remota. Dicho sistema debe ser puesto a disposición de los directores y el secretario del directorio, o quien haga sus veces, sin costo para ellos.

Para los efectos del lugar de celebración de la sesión, debe entenderse por domicilio social, tanto el domicilio legal de la sociedad como aquel virtual conformado por la concurrencia de los distintos sistemas y medios que haya puesto a disposición la sociedad a los asistentes.

2) Corresponde al gerente general, o al secretario del directorio, si la función hubiere sido delegada en él, comunicar a cada director, con la debida
antelación, la forma y horarios en que tales sistemas estarán disponibles para ese efecto, debiendo además proveerles de la información y documentación necesarios para deliberar sobre las materias que serán tratadas en la sesión respectiva, ya sea de manera física o electrónica.

3) Corresponde al presidente, o quien haga sus veces, y al secretario del directorio, certificar en el acta de la sesión respectiva: (a) que el o los sistemas de asistencia remota estuvieron habilitados, permitiendo a todos los directores asistir y participar, estando comunicados durante toda la sesión de manera simultánea y permanente, y (ii) la identidad de quienes emplearon tales sistemas para participar en la misma.

4) Las deliberaciones y acuerdos de cada sesión deben constar en un acta almacenada en medios físicos o digitales, que garanticen su fidelidad e integridad, la cual debe ser suscrita por todos los directores asistentes, mediante mecanismos que den certeza respecto a la autenticidad de las firmas de esos directores. Cada acta debe constar en un solo documento suscrito por todos los directores de manera física o mediante firma electrónica, sea ésta simple o avanzada, de acuerdo a lo regulado en la NCG N° 434 de la CMF, o aquella que la modifique o reemplace, no pudiendo suscribirse por unos de manera física y por otros con firma electrónica.

El siguiente link dirige al Proyecto Normativo que dio origen a la NCG N° 450, el cual contiene las consideraciones tomadas por la CMF en la materia, incluyendo un análisis comparado entre distintas legislaciones, tanto de Derecho Romano-Germánico como del Common Law.

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